・会議がまとまらない、効率化したいと悩んでいる方
【わかること】
会議後の次のアクションを明確にする方法が分かります。
会議のクオリティを上げるための【事前準備】とは
- 会議の目的の『その先』を考えよう
- 『事前準備』を行おう
- 『前置き』を考えよう
会議の目的の『その先』を考えよう
会議には目的があるかと思います。
『〇〇について、ブレストを行いたい』
『〇〇について、次のアクションを提案したい』
『〇〇の報告を共有したい』
『〇〇を見直したい』
『オリエンテーションを開催したい』
などなど
会議を行う主催者は何らかの目的を持ち、会議体を設けます。
目的を明確にして会議を実施しても、
話が纏まらなかったり途中で頓挫したりすることはありませんか？
それは目的を達成したその先をイメージできていない場合に生じます。
目的を
どのように達成できれば理想なのか
どのようなゴールが導き出せれば理想なのか
参加者にどのようなことを求めているのか
といった、目的を達成した後のことをイメージして会議に挑むことが大事となります。
これは主催者がファシリテーターの場合は、また違った目的になるかもしれませんが、
議題を会議に投げかける当事者の場合は、このイメージがとても重要になります。
会議の参加者は、見えないゴールに向けて話を展開されると、収拾がつかなくなるケースがあります。それはいわば、ゴールがわからない船に乗せられて漕げと言われても、どっちに舵を取ればいいのか分からない状態と同じです。
人は答えを考える（導く）ことに抵抗が生まれる、あるいは拒否反応を示します。自分自身の問題の場合は当事者意識が芽生えるので自然と考えられたりしますが、そうではない場合、考えるということが面倒に感じたり自分は関係ないという思ったり、考えることを諦めます。
または、急に答えを求められても、それを考えるのがあなたの仕事でしょ！という人も中にはいるかも知れません。
このように、目的が明確だったとしても『答え（会議のゴール）』の形が全く見えない状態で話を進めると頓挫する、時間が大幅に掛かるという事象に陥ります。
これを解決するのが、会議の『その先』を考える仮説（見立て）立てを行う事前準備が大事になります。
『事前準備』を行おう
会議の前に、仮説立て等を行う事前準備をすることで会議のクオリティは高まります。
『会議する前に何も決まってないのに、仮説なんて立てられない』
『会議をしないと答えがわからないのに何も準備することがない』
『相手の反応次第で変化するから何も思いつかない』
『仮説立てを行う』ということに対して、このような疑問がある方はいませんか？
この疑問は参加者たちも同じなのです。なので誰かが先に考え、答えの片鱗を持っておくことが大事になるのです。
一つ例にしてみましょう。
発注内容にミスが生じ、その改善策を講じる会議を開催するとします。あなたは主催者です。
ミスの原因と事象は明確になっていて、改善策を議論したいというのが目的になります。
あなたは事前準備として、改善策の簡易的なアイデアを用意します。
慣れていると会議中にどんな改善策がいいのかその場で講じることもできると思いますが、まだ慣れていない間は、皆が話せるネタやアイデアを用意して議論を円滑にできるようにします。
この事前準備で他の人よりも先にその事象について考えることで、何を話し合えば良いのかイメージができるようになります。そして、参加者は漠然と問い掛けられるのではなく、１つの答えを提示されているのでそこから派生して考えられやすくなります。
仮説立てを行い事前準備するという作業は、非常に重要ですが面倒でもあり時間が掛かります。
しかし、会議のクオリティは高まり、全体を通してみてみると効率的で仕事の質も高まると思いますので経験値が高まるまでは実践してみることが良いでしょう。
『前置き』を考えよう
最後は、前置きです。
前置きは、会議の目的（ゴール）・背景・方針を明確にするために会議の始めに話すのが大事です。
この前置きは、参加者を同じ方向に向かせて議論するための大事なポイントなので強く意識することをお勧めします。『アジェンダ』という言葉があるように、アジェンダを始めに示すことで、何の話が展開されるのかイメージできるので話がズレにくくなります。
『〇〇の会議を開催する』と事前周知しているのだから、前置きなんて要らない。と考えている方をたまに見かけます。しかし、参加者は他の仕事を抱えていたり作業の合間に参加したりするので、事前周知なんて忘れています。自分と同じ温度感にするためにも前置きとして、何を話さなければならないのか、事前に考えておきましょう。
いかがでしたか？
事前準備は、全ての会議において重要ですが物理的に時間がない状態もあるので絶対しなければならないものでもありません。しかし、時間と余裕がある場合は事前準備を行うことをお勧めします。
事前準備は効率化できるというメリットもありますが、1番のポイントは会議の質が高まり次のアクションが行いやすくなるということですので、意識してやってみてください。
